Ajanhallintaa etsimässä

 Aina ajankohtainen aihe, jota niin asiantuntijat, alaiset kuin johtajat tarvitsevat alasta riippumatta. Paljon on puhuttu informaatioähkystä ja työelämän pirstaloitumisesta. Työtä tehdään yhä enemmän projektityyppisissä toimeksiannoissa ja etätyönä. Kulttuuriala ei poikkea tästä, ja useiden projektien ja toimeksiantojen hallinta vaatii itsensä johtamisen taitoja.

Noin seitsemän vuotta sitten työskenneltyäni noin kymmenen vuotta erilaisissa tuotantotyön tehtävissä kulttuurialalla, oli työuupumus varoitellut jo pariin otteeseen tulostaan ja heräsin siihen, että asialle oli tehtävä jotain. Päätin panostaa omien työmenetelmieni ja ajanhallinnan kehittämiseen.

Keräsin kirjallisuutta ja etsin kuumeisesti työkalua tai menetelmää, joka taikatempun tavoin ratkaisisi kaikki ongelmani. Sukellus aiheen pariin vei mennessään, eikä yksinkertaista ratkaisua tietenkään löytynyt.  Sen sijaan itsetuntemukseni lisääntyi ja opin tunnistamaan omia heikkouksiani ja tarpeitani, sekä olosuhteisiin ja ympäristöön liittyviä haasteita. Kokeilun ja erehdyksien kautta löysin työkalut ja menetelmät, jotka tukevat työn tekemistä ja ajanhallintaani, ja ovat edelleen käytössä. Kaikesta huolimatta löydän itseni ajoittain David Allenin nelikentän uhri-osiosta, mutta tiedän, että tilanne ei ole toivoton vaan vaatii ruotuun palaamista: priorisoimista, pään ja ”työpöydän” siivoamista.

 

The matrix of self-management, David Allen Making It All Work (Hachette Digital 2008 )

Tämä David Allenin nelikenttä on yksi lempityökaluistani. Nelikentän avulla voi tunnistaa missä tilanteessa on tai mihin on ”luontaista” taipumusta. 

Uhri-kohdassa (Victim – responder) koen olevani hukkumaisillani. Homma ei ole hallinnassa ja yritän vain epätoivoisesti pysyä pinnalla. Niin perspektiivi, kuin kontrolli on hukassa.

Mikromanagerointi-kohdassa (micromanager – implementer) koen olevani supertehokas ja suoritan vimmatusti to-do listaa. Se voi toki olla tarpeellista ja toivottavaa, mutta sen junan kyydissä ei näe metsää puilta. Toisin sanoen perspektiivi voi olla hukassa ja juna saattaa kulkea kovaa vauhtia myös aivan väärille raiteille.  

Minussa on luontaisesti hallinnan tarvetta ja saan tyydytystä, kun koen saavani ”asioita aikaiseksi”, mutta välillä täytyy painaa jarrua, rauhoittua ja pysähtyä arvioimaan tilannetta, etten löydä itseäni uhri-kohdasta…. Eli luopua kontrollitarpeesta ja ottaa asiaan etäisyyttä. Tätä kohtaa David Allen kutsuu nimellä Crazy Maker. Silloin perspektiiviä on paljon mutta kontrollia vähän. Samaan aikaan ei voi vimmatusti suorittaa ja visioida.

Ideaalitilanteessa homma on tietenkin tasapainossa ja niin perspektiiviä, kuin hallintaa on sopivassa suhteessa, jolloin David Allenin mukaan olet tilanteen herra (Captain & Commander). Onneksi koen olleeni joskus tässäkin, jolloin työn imu, flow, on huipussaan ja ajatus kulkee kirkkaana.

Tätä työkalua voi myös käyttää prosessien ja projektien eri vaiheiden tunnistamiseen. Projektin alkuvaiheessa kun suunnitelmaa ollaan vasta luomassa, on tärkeää ottaa aikaa ja tilaa ideoinnille ja visioinnille (Crazy Maker). Kun suunnitelma on tehty ja siirrytään toteutukseen, ei tavoitteita tai suunnitelmaa voi jatkuvasti kyseenalaistaa - muuten ei ikinä pääse perille. Eli toteuttamisvaiheessa kannattaa pysytellä kontrolli-akselin oikeassa laidassa (micromanager – implementer). Projektissa voi toki tulla mutkia matkaan ja suunnitelmaa on syytä tarkistaa tai muuttaa. Silloin on syytä siirtyä perspektiivi-akselin yläpäähän (Crazy Maker).

Tämän lisäksi itselleni tärkeitä ajatuksia ovat herättänyt David Allenin GTD-metodi (getting things done), lentokorkeudet ja luonnollisen suunnittelun malli jotka kaikki löytyvät kirjasta Kerralla valmiiksi (2008). Työkalupakissani kuljetan myös Arvokelloa (mukailee Cliff Bowmanin ja David Faulknerin strategiakellon periaatteita 1977) ja Eisenhower priorisoinnin nelikenttää.

Isabel González