Aina ajankohtainen aihe, jota niin
asiantuntijat, alaiset kuin johtajat tarvitsevat alasta riippumatta. Paljon on
puhuttu informaatioähkystä ja työelämän pirstaloitumisesta. Työtä tehdään yhä
enemmän projektityyppisissä toimeksiannoissa ja etätyönä. Kulttuuriala ei
poikkea tästä, ja useiden projektien ja toimeksiantojen hallinta vaatii itsensä
johtamisen taitoja.
Noin seitsemän vuotta sitten työskenneltyäni
noin kymmenen vuotta erilaisissa tuotantotyön tehtävissä kulttuurialalla, oli
työuupumus varoitellut jo pariin otteeseen tulostaan ja heräsin siihen, että asialle
oli tehtävä jotain. Päätin panostaa omien työmenetelmieni ja ajanhallinnan
kehittämiseen.
Keräsin kirjallisuutta ja etsin kuumeisesti
työkalua tai menetelmää, joka taikatempun tavoin ratkaisisi kaikki ongelmani. Sukellus
aiheen pariin vei mennessään, eikä yksinkertaista ratkaisua tietenkään löytynyt.
Sen sijaan itsetuntemukseni lisääntyi ja
opin tunnistamaan omia heikkouksiani ja tarpeitani, sekä olosuhteisiin ja
ympäristöön liittyviä haasteita. Kokeilun ja erehdyksien kautta löysin työkalut
ja menetelmät, jotka tukevat työn tekemistä ja ajanhallintaani, ja ovat
edelleen käytössä. Kaikesta huolimatta löydän itseni ajoittain David Allenin
nelikentän uhri-osiosta, mutta tiedän, että tilanne ei ole toivoton vaan vaatii
ruotuun palaamista: priorisoimista, pään ja ”työpöydän” siivoamista.
 |
| The matrix of self-management, David Allen Making It All Work (Hachette Digital 2008 ) |
Tämä David Allenin nelikenttä on yksi lempityökaluistani. Nelikentän avulla voi tunnistaa missä tilanteessa on tai mihin on ”luontaista” taipumusta.
Uhri-kohdassa (Victim – responder) koen
olevani hukkumaisillani. Homma ei ole hallinnassa ja yritän vain epätoivoisesti
pysyä pinnalla. Niin perspektiivi, kuin kontrolli on hukassa.
Mikromanagerointi-kohdassa (micromanager – implementer) koen olevani
supertehokas ja suoritan vimmatusti to-do listaa. Se voi toki olla tarpeellista
ja toivottavaa, mutta sen junan kyydissä ei näe metsää puilta. Toisin sanoen
perspektiivi voi olla hukassa ja juna saattaa kulkea kovaa vauhtia myös aivan
väärille raiteille.
Minussa on luontaisesti hallinnan tarvetta ja
saan tyydytystä, kun koen saavani ”asioita aikaiseksi”, mutta välillä täytyy
painaa jarrua, rauhoittua ja pysähtyä arvioimaan tilannetta, etten löydä
itseäni uhri-kohdasta…. Eli luopua kontrollitarpeesta ja ottaa asiaan
etäisyyttä. Tätä kohtaa David Allen kutsuu nimellä Crazy Maker. Silloin perspektiiviä on paljon mutta kontrollia
vähän. Samaan aikaan ei voi vimmatusti suorittaa ja visioida.
Ideaalitilanteessa homma on tietenkin tasapainossa
ja niin perspektiiviä, kuin hallintaa on sopivassa suhteessa, jolloin David
Allenin mukaan olet tilanteen herra (Captain
& Commander). Onneksi koen olleeni joskus tässäkin, jolloin työn imu, flow, on huipussaan ja ajatus kulkee
kirkkaana.
Tätä työkalua voi myös käyttää prosessien ja
projektien eri vaiheiden tunnistamiseen. Projektin alkuvaiheessa kun
suunnitelmaa ollaan vasta luomassa, on tärkeää ottaa aikaa ja tilaa ideoinnille
ja visioinnille (Crazy Maker). Kun
suunnitelma on tehty ja siirrytään toteutukseen, ei tavoitteita tai
suunnitelmaa voi jatkuvasti kyseenalaistaa - muuten ei ikinä pääse perille. Eli
toteuttamisvaiheessa kannattaa pysytellä kontrolli-akselin oikeassa laidassa (micromanager – implementer). Projektissa
voi toki tulla mutkia matkaan ja suunnitelmaa on syytä tarkistaa tai muuttaa. Silloin
on syytä siirtyä perspektiivi-akselin yläpäähän (Crazy Maker).
Tämän lisäksi itselleni tärkeitä ajatuksia ovat
herättänyt David Allenin GTD-metodi (getting things done), lentokorkeudet ja
luonnollisen suunnittelun malli jotka kaikki löytyvät kirjasta Kerralla valmiiksi (2008).
Työkalupakissani kuljetan myös Arvokelloa (mukailee Cliff Bowmanin ja David Faulknerin strategiakellon
periaatteita 1977) ja Eisenhower priorisoinnin nelikenttää.
Isabel González